Wanneer moet het?
We gaan beginnen met een vraag die wel vaker wordt gesteld door startende ondernemers: wanneer moet je de factuur versturen? Je moet een factuur ten laatste op de 15de dag van de maand na levering versturen. Een tip hiervoor is om een vaste dag te kiezen waarop je alle facturen van de vorige maand verstuurd. Hierdoor zal je nooit vergeten een factuur te versturen en het wordt al snel een goede gewoonte.
Verplichte gegevens!
Welke gegevens moet je altijd op je facturen vermelden? Ik zal ze even in een handige checklist zetten:
- Factuurnummer: elke factuur moet een factuurnummer hebben zodat deze administratief beter verwerkt kunnen worden.
- Bedrijfsgegevens leverancier: De naam, het adres, het BTW-nummer en het ondernemingsnummer van de leverancier.
- Bedrijfsgegevens klant: De naam, het adres en het BTW-nummer van de klant.
- RPR: Staat voor rechtspersonenregister, wordt gevolgd door het rechtsgebied waarin de onderneming haar zetel heeft (bv. RPR Antwerpen).
- Datum factuur: Datum uitreiking van de factuur.
- Datum levering: datum levering van de goederen/diensten.
- Benaming: de benaming van de geleverde goederen/diensten.
- Hoeveelheid: de hoeveelheden van de goederen/diensten.
- Prijs: de prijs van de goederen/diensten.
- BTW: het BTW percentage dat van toepassing is op de goederen/diensten en het bedrag in euro.
Moet het wel...?
Nog een goede vraag die je kan stellen is: moet ik wel een factuur opstellen? Als je aan particulieren levert is het antwoord hierop nee. Hier zijn uiteraard enkele uitzondering en je mag hier altijd wel een factuur voor opstellen maar over het algemeen moet je voor particulieren geen factuur opstellen. Bij BTW-plichtigen zoals vennootschappen en zelfstandigen moet je echter wel altijd een factuur opstellen.
Opmaak
Zolang je alle verplichte elementen (die ik hierboven vermeld heb) in je factuur hebt opgenomen, ben je vrij om de opmaak van je factuur te kiezen. Er zijn hiervoor online veel goede voorbeelden te vinden. Een factuur die professioneel opgesteld is en die een knappe opmaak heeft oogt altijd beter dan een factuur waar enkel een tabel met de prijzen in staat. Denk dus zeker even na over de opmaak van je facturen!
Facturen bewaren
Volgens de bewaringsplicht moet je al je facturen 7 jaar bijhouden. Dit is een lange termijn en als je veel facturen ontvangt of verstuurd kan dit ook veel papier met zich meebrengen. Daarom maken veel ondernemers de overgang van papier naar digitaal. Er zijn veel voordelen verbonden aan je facturatie online doen, je kan ze altijd eens bekijken op onze site.