Sinds onze laatste update is de workflow in MyFact uitgebreid. Voortaan kan u nog meer documenten in een workflow gebruiken, terwijl u een duidelijk overzicht behoud.
Standaard workflow
De eenvoudigste manier van werken omvat in principe enkel het opstellen van facturen, zonder dat er andere documenten aan verbonden zijn. Soms kan het nodig zijn om een creditnota op te stellen op basis van een bepaalde factuur. Om een creditnota op te stellen open je de betreffende factuur en klik je op "Crediteren". Je kan nu de volledige factuur crediteren, of een deel ervan. De creditnota wordt automatisch verbonden aan de factuur, zodat je altijd snel kan zien welke creditnota bij welke factuur hoort, en andersom.
TIP: Als je de knop "Crediteren" niet ziet staan bij de factuur, dan kan je "Creditnota's" eerst inschakelen bij de algemene instellingen.
Pro forma facturen
Elke MyFact omgeving bevat de mogelijkheid om een pro forma factuur op te stellen. De pro forma factuur is een document waarmee u een betaling kan vragen aan uw klant, alvorens een effectieve factuur op te stellen. Eens de betaling is overgemaakt, kan de pro forma factuur omgezet worden in een gewone factuur. Met de module Bankverrichtingen wordt een pro forma factuur automatisch omgezet in een gewone factuur als de betaling wordt verwerkt.
Wil je pro forma facturen gebruiken? Zet deze optie dan aan bij de algemene instellingen.
Herhaalde facturen
Elke maand een abonnement factureren? Of elk jaar een service contract? Je hoeft slechts éénmaal een herhaalde factuur aan te maken, en MyFact zal automatisch op de gekozen interval een factuur aanmaken. Je kan tags gebruiken zodat waardoor bijvoorbeeld de periode die je factureert wordt opgenomen in de factuur. Uiteraard bevat de factuur de juiste volgnummer. Je kan de factuur ook automatisch laten verzenden naar het email adres van de klant.
Betalingsherinneringen
Wacht de klant langer met betalen dan afgesproken? MyFact zal je eraan herinneren om de klant op de hoogte te brengen. Je kan vervolgens met een druk op de knop een betalingsherinnering opstellen en versturen naar de klant.
Offertes, bestelbonnen en leveringsbonnen
Een offerte opmaken? Het is al even eenvoudig als een factuur opstellen. Bovendien kan je alle offertes opvolgen, en nadien omzetten in een bestelbon, leveringsbon of factuur.
Plaatst de klant een bestelling als gevolg van de offerte? Zet de offerte dan eenvoudig om naar een bestelbon. Eens geleverd kan je vervolgens een leveringsbon opstellen, die je nadien eenvoudig verder kan facturen.
Je hoeft dus slechts éénmaal uw producten en/of diensten in te geven, nadien wordt alles automatisch overgenomen. Wijkt de bestelling of levering af van de offerte? Dan kan je dit uiteraard nog steeds gemakkelijk aanpassen bij de omzetting.
