Algemene voorwaarden

Wat zijn algemene voorwaarden?

Veel mensen kennen de algemene voorwaarden als "de kleine letters" onderaan een factuur of offerte. Algemene voorwaarden zijn de rechten en plichten die gelden tussen de koper en de verkoper bij het aangaan van een verbintenis. Deze voorwaarden zijn anders voor elke onderneming en zijn bedoeld om zaken die niet in de wetgeving zijn opgenomen, te vermelden. Deze voorwaarden worden opgesteld door de verkoper en de inhoud wordt volledig door de verkoper bepaald. 

 

Is het verplicht?

Wettelijk bent u niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen, maar het wordt wel ten zeerste aangeraden. Als er een conflict ontstaat tussen u en uw klant zal u blij zijn dat u sterker in uw schoenen te staat (als ze goed zijn opgesteld). U kan de algemene voorwaarden ook bij offertes toevoegen om uw klanten duidelijk te maken hoe u te werk gaat en wat de wederzijdse rechten en plichten zijn. Pas opals u geen algemene voorwaarden opstelt is de normale wetgeving van toepassing op al uw verbintenissen!

 

Verplichtingen

Zoals vermeld is het opstellen van algemene voorwaarden niet verplicht. Als u kiest om deze wel op te stellen, dan zijn er enkele verplichtingen waar ze aan moeten voldoen om de voorwaarden rechtsgeldig te maken. Een overzicht van alle verplichtingen:

Informatieplicht

U bent verplicht om uw klanten voor of tijdens het afsluiten van de overeenkomst te informeren over de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op uw producten en/of diensten. Dit kan u doen door op offertes en facturen duidelijk te vermelden dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en waar de klant ze kan terugvinden. In een B2B situatie worden de algemene voorwaarden automatisch als aanvaard beschouwd als de klant niet tijdig protesteert maar een handtekening onderaan de algemene voorwaarden is toch altijd aangeraden. Better safe than sorry, right?

Duidelijkheid

De wet stelt dat de voorwaarden duidelijk opgesteld moeten zijn. De teksten moeten leesbaar worden afgedrukt of weergegeven en bepalingen mogen niet dubbelzinnig geïnterpreteerd kunnen worden of elkaar onderling tegenspreken. Bij dubbelzinnige interpretaties zal doorgaans de interpretatie aangenomen worden die de meest gunstige blijkt voor de consument. Zorg er dus voor dat uw voorwaarden altijd duidelijk leesbaar en ondubbelzinnig zijn!

Redelijkheid en evenwichtigheid

Hoge schadevergoedingen of nalatigheidsinteresten kunnen de klant misschien wel overtuigen om tijdig te betalen maar het is toch niet aangeraden. Als deze vergoedingen niet redelijk zijn kan de rechtbank deze nietig verklaren. De wet eist namelijk dat de rechten en plichten evenwichtig zijn verdeeld tussen de consument en de leverancier.

Verkopen via internet en diensten

Voor online verkopen en verkopen aan particulieren zijn er specifieke wettelijke bepalingen die bedoeld zijn om de consument te beschermen. Een zeer bekend voorbeeld hiervan is de wettelijke herroepings- of bedenkingstermijn. Deze bepalingen mogen niet tegengesproken worden in uw voorwaarden, anders worden deze nietig verklaard!

 

Kopiëren of zelf opstellen?

Snel de algemene voorwaarden van uw concurrent kopiëren is verleidelijk, maar niet zonder risico. Als u de voorwaarden overneemt van een ander bedrijf, kijkt u deze best grondig na en past u aan waar nodig. De tekst dient voornamelijk om u in te dekken als er iets misloopt tijdens het verkoopproces of als uw klant niet betaalt en juist dan is het zeer belangrijk dat de volledige tekst op maat van uw bedrijf en uw verwachtingen is geschreven.

Het is dus aangeraden om zelf uw algemene voorwaarden op te stellen, en deze te laten nalezen door uw raadsman. U kan ook uw jurist of advocaat opdracht geven om algemene voorwaarden voor u op te stellen. Zo bepaald u zelf hoe eventuele geschillen worden aangepakt, en welke interesten en schadevergoedingen u kan opeisen.

Kortom, uw eigen algemene voorwaarden opstellen kan u heel wat tijd, kosten en ergernis besparen en het is zeker een verstandige investering voor een gezonde financiële toekomst van uw bedrijf.